レポートや報告書といった文章の作成は、仕事の評価に関わるだけではなく場合によってはトラブルの原因になり得る重要な業務です。 伝えたい内容が相手に正確に伝わる文書を作成するためのテクニックを詳しく解説します。添削、評価する方にとっても有用な内容です。

分かる、伝わる、納得できる文書（報告書・レポート）の書き方

～結果を成果にする文書のコツ・ポイント～

ジャパン・リサーチ・ラボ 代表　博士（工学） 奥村 治樹氏

大手化学メーカー、電器メーカー、化学系ベンチャーでの研究開発とマネジメントに従事。現在はベンチャーから上場企業まで様々な業種の顧問や技術コンサルタントとして、研究開発、製造における課題解決から、戦略策定、人事研修などの人材育成などを行う（講師HP：http://analysis.ikaduchi.com）。また、学会等での招待講演や国プロにおけるキャリア形成プログラムの講師なども行っている。大阪産業大学 情報システム学科 非常勤講師、大阪市産業創造館 技術・経営相談員、市立教育研究所 運営委員、滋賀県 社会教育委員を兼務。知財管理技能士。

１．【イントロ：報告書、レポートとは】
文書、報告書の基本について分類や使い分けについて説明すると同時に、特に報告書が必要とする構成要素やベースとなる注意点等について解説します。
１）演習
２）意義・目的
３）文書とは
４）主張の伝達
５）そして、文書は
６）３大文書
７）文書に求められること
８）伝聞と報告
９）報告型の分類
10）演習

２．【報告書の基本　（コツ・ポイント）】
報告書を書くにあたって必要となる中核要素の詳細な説明とその考え方について解説すると同時に、背骨となるストーリーの構成の考え方、構成の方法、パターン等を中心に解説します。
１）文章力とは
２）報告書の3要素
３）演習
４）ペルソナ
５）マッチング
６）演習
７）読心
８）演習
９）構造的であること
10）ストーリー性と論理性
11）ストーリーの組み立て
12）論理性と理解の基盤
13）報告書、レポートの基本構成
14）前提条件（背景）を共有する
15）レベル合わせ

３．【文書作成の手順】
文書作成における基本的な流れをフローを用いて説明すると同時に、基本構造のパターンとその構築の方法について解説します。
１）演習
２）文書作成フロー
３）スタート
４）要点
５）ピラミッドストラクチャー

４．【報告書を成功に導く準備】
報告書を書くときに最も重要となることの一つである準部について、どのように文書の基本骨格を決め、それを構成する内容を選んでいくのか、そして、全体ストーリー構成していくかについて解説します。
１）取捨
２）書き出し＆ランク付け
３）知→理→信
４）根拠
５）構造の可視化
６）ストーリーの可視化
７）絵コンテシナリオ

５．【伝わる報告書】
伝えたいことを相手に伝える、納得を得るという報告書の本質となる部分について、どうすれば分かりやすく表現することができるのか、どのように説明すれば良いのかといった様々な方法、テクニックを解説します。
１）全てが決まるイントロの書き方
２）そして、神は細部に宿る
３）ストーリーで語る
４）ロジックで納得させる
５）考えの伝え方
６）具体化と抽象化
７）情報階層
８）イメージ
９）小結論
10）演習

６．【文章の基本】
報告書に限らず、日本語の文書を書くにあたって、必ず理解しておかなければならない日本語の基本について、特に技術文書の観点で解説します。。
１）主語－述語
２）接続詞
３）句読点の打ち方
４）用語の統一
５）表記通例
６）誤解されている言葉
７）冗長的表現
８）二重否定
９）ストレート文化
10）連続表現
11）曖昧表現
12）言い換え
13）語順の難しさ
14）副詞による予告
15）「～は」と「～が」の使い分け
16）引用

７．【文書の構造】
文書には様々な構成やパターンが存在するが、それらについてここに説明すると同時に、報告や提案など目的に沿ったそれらの使い分け、最適化から各構成要素の書き方について解説します。。
１）基本構造
２）見出し－結論
３）ストーリーロジックの構成
４）情報の構成
５）結果型文書の構成
６）教育型文書
７）承認型文書
８）基本構成①
９）基本構成②（報告型）
10）基本構成③（問題解決、提案）
11）基本構成④（企画型）
12）基本構成（参考）
13）構成の例（問題対策）
14）基本構成（承認）
15）イントロ（背景）で重要なこと
16）方法で重要なこと
17）結果で重要なこと
18）考察で重要なこと
19）結論で重要なこと
20）よくある悪いパターン

８．【様々な表現方法】
報告書においては様々な情報やデータを説明する必要がありますが、特に技術文書で重要となるデータの表現方法について様々なテクニックや注意点について解説します。
１）曖昧表現
２）図表のルール
３）データの伝え方
４）グラフの工夫
５）トリック
６）グラフは、「Figure」

９．【文書のチェック（推敲）】
文書作成において欠かすことのできない推敲の方法やテクニック、コツ、注意点について解説します。
１）推敲の流れ
２）推敲のポイント
３）学術文書・技術文書のチェック項目
４）推敲タイミング
５）推敲者
６）その他の推敲のポイント
７）分かりやすい文章にするために

10．【まとめ】と質疑